Ngoài vấn đề phong thủy văn phòng nói chung và phong thủy bàn làm việc nói riêng làm thế nào cho hợp tuổi, hợp mệnh của mỗi người thì cách chọn và bố trí tủ tài liệu cũng rất quan trọng. Việc bài trí sắp xếp tủ tài liệu một cách chính xác và đúng theo phong thủy sẽ mang lại nhiều điều may mắn đối với người sử dụng. Vậy bạn đã biết cách đặt và sắp xếp tủ tài liệu để đúng theo phong thủy chưa. Hãy cùng nhau theo dõi một số lưu ý của chúng tôi nhé.
Cách đặt tủ tài liệu hợp phong thủy
Vị trí đặt tủ tài liệu rất quan trọng. Nếu đặt tủ đúng và khoa học theo phong thủy sẽ khuyến khích các năng lượng tích cực; giảm thiểu vận khí xấu, tăng sự hưng phấn trong công việc. Đặc biệt là tạo nên sự thuận lợi trong các công việc liên quan đến xử lý tài liệu, giấy tờ, sổ sách công ty một cách nhanh chóng.
Nên chọn hướng và đặt tủ theo từng mệnh. Tuy nhiên cần tuân theo nguyên tắc tủ tài liệu đặt hướng ra cửa ra vào để tránh sát khí cũng như những luồng khí độc. Hướng tủ tài liệu như thế cũng giúp cho người làm việc luôn được tỉnh táo, thông thái, làm việc hiệu quả cao do được lưu thông khí.
Nên tránh đặt tủ văn phòng đối diện với cửa ra vào, nhà vệ sinh… Cũng không nên đặt tủ đối diện với hướng ánh nắng mặt trời chiếu rọi, cạnh nhà vệ sinh, nhà tắm (là khu vực dễ ẩm ướt)… sẽ làm tủ cong vênh, phồng rộp, ẩm mốc.
Phong thủy văn phòng phải tuân thủ theo phương vị tạo sự hanh thông, suôn sẻ cho luồng khí vận hành tốt, tạo cảm giác dễ chịu trong văn phòng. Người ta thường nói: “Tả Thanh Long, hữu Bạch Hổ”; Rồng thì phải động, Hổ phải tĩnh thì mới yên. Dựa theo nguyên tắc này, chúng ta nên đặt các vật hay động đậy, hay phát ra âm thanh như điện thoại, máy photocopy, máy fax, loa… bên phía trái. Ngược lại bên phải, chúng ta nên đặt các vật tĩnh hơn; đó chính là các tủ đựng hồ sơ văn phòng, hay các kệ sách để cất giữ tài liệu.
Cách bố trí, sử dụng tủ văn phòng khoa học
Đối với mỗi văn phòng, cơ quan đều phải có tủ hồ sơ lưu trữ giấy tờ sổ sách. Nếu không có loại tủ này thì văn phòng khó mà gọn gàng và phân loại được giấy tờ chứng từ.
Nếu góc làm việc của bạn bừa bộn, lộn xộn, giấy tờ đầy bàn. Chắc chắn điều này sẽ ảnh hưởng đến tâm lý và cảm hứng làm việc của bạn. Chiếc tủ văn phòng chính là giải pháp tối ưu nhất. Nó giúp các giấy tờ, tài liệu, đồ đạc trong văn phòng làm việc của bạn được bố trí một cách ngăn nắp, gọn gàng. Và vẫn đảm bảo diện tích không gian tối ưu cho văn phòng.
Đôi khi chúng ta không chú ý, nên đã bài trí và sử dụng các tủ đựng hồ sơ văn phòng không phù hợp. Nó tạo nên sự lộn xộn và không tiện lợi trong công việc. Do đó, làm thế nào để chúng ta bố trí các tủ hồ sơ phù hợp với phong thủy văn phòng trong không gian làm việc của chúng ta? Tùy vào các mục đích và nhu cầu sử dụng, bạn có thể lựa chọn các loại tủ hồ sơ đựng tài liệu, giấy tờ với kích thước và chất liệu khác nhau. Thông thường tủ hồ sơ có hai loại là tủ sắt và tủ gỗ.
Có rất nhiều loại tủ hồ sơ có kích cỡ khác nhau. Bạn có thể lựa chọn các loại tủ hồ sơ có kích thước nhỏ gọn để tiết kiệm diện tích căn phòng. Với căn phòng có diện tích lớn hơn, thì bạn có thể lựa chọn các loại tủ hồ sơ có nhiều ngăn để lưu trữ được nhiều tập hồ sơ, tài liệu hơn.
Cách phân loại hồ sơ
Để chiếc tủ tài liệu phát huy được hết khả năng của nó. Bạn phải là người biết cách phân loại hồ sơ theo các cách. Một số gợi ý về phân loại hồ sơ, giấy tờ:
- Phân loại theo chủ đề: Trong cùng một loại hồ sơ nên chia nhỏ theo từng chủ đề. Ví dụ như: báo cáo; kế toán; hợp đồng; quảng cáo; tiếp thị…
- Phân loại theo cụm: Trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm. Ví dụ như: cụm quý 1; cụm quý 2; cụm quý 3; cụm quý 4.
- Phân loại theo nhóm: Trong cùng một cụm hồ sơ nên chia nhỏ ra theo từng nhóm. Ví dụ như: nhóm quý 1; nhóm quý 2; nhóm quý 3; nhóm quý 4.
Quá trình phân loại này tuy không có ý nghĩa liên quan đến phong thủy. Nhưng cũng sẽ tạo ra cách làm việc chuyên nghiệp, thông minh. Từ đó giúp đẩy nhanh tiến độ công việc và tiết kiệm thời gian cho nhân viên, giải quyết công việc nhanh và hiệu quả.
Lựa chọn những chiếc tủ tài liệu có nhiều ngăn, nhiều hộc
Điều này tuỳ thuộc vào mục đích sử dụng của mỗi cơ quan. Tuy nhiên nếu có thể hãy lựa chọn một chiếc tủ có nhiều ngăn, các ngăn có kích thước khác nhau để có thể đựng được nhiều loại tài liệu. Điều này sẽ giúp bạn có thể sử dụng tủ tài liệu vào nhiều mục đích khác nhau:
– Lưu trữ: nếu bạn chọn tủ có nhiều ngăn sẽ có thể lưu trữ cả những tài liệu đa dạng về kích thước
– Cần có thêm những khoang cánh mở và có thể có kính để trưng bày những phần thưởng, kỷ niệm chương.
– Các ngăn tủ có thể có thêm khóa dùng để bảo mật những loại tài sản quan trọng.
Dùng tủ treo tường nếu như không gian quá nhỏ
Đối với những văn phòng có không gian nhỏ, chúng ta nên dùng tủ treo trên tường. Loại tủ treo này có kích thước gọn nhẹ, giúp tiết kiệm diện tích. Nhưng lại vẫn có thể giải quyết được một lượng lớn hồ sơ lớn.
Sử dụng những mẩu giấy ghi chú
Sử dụng các mẩu giấy ghi chú nội dung của từng loại hồ sơ để dán trên tường thành của từng kệ riêng biệt. Nó sẽ giúp việc tìm kiếm tài liệu của bạn dễ dàng hơn rất nhiều.
Đặc biệt chú ý cách sắp xếp logic, khoa học, dễ tìm kiếm. Ví dụ như những hồ sơ quan trọng và ít phải dùng đến bạn nên cất gọn vào bên trong và khóa lại. Còn những hồ sơ hay phải sử dụng đến bạn nên đặt ở bên ngoài phía dễ lấy và quan sát dễ nhất.
